Kai kalbame apie procesų automatizavimą, teorija dažnai skamba per daug abstrakčiai. Todėl šiame straipsnyje norime parodyti vieną konkretų pavyzdį iš mūsų kasdienio darbo: bendrosios įmonės el. pašto dėžutės (pvz., info@imone.lt) automatizavimą.

Daugelyje mažų ir vidutinių įmonių bendrasis paštas yra tikras chaoso židinys. Į jį plūsta viskas: naujos užklausos, sąskaitos, prekių grąžinimai, spamas, prekių pristatymo klausimai ir techninės pagalbos prašymai. Rankinis šių laiškų skaitymas, rūšiavimas ir persiuntimas atsakingiems darbuotojams atima valandas brangaus laiko.

Štai kaip mes šį procesą išskaidome ir automatizuojame, derindami griežtą kodą su kognityviniu DI modelio darbu.

graph TD
    A[Naujas el. laiškas] --> B[Griežtas kodas: Išvalymas & Validacija]
    B --> C[DI modelis: Laiško analizė & klasifikavimas]
    C --> D{Kategorija?}
    D -->|Užsakymas| E[CRM sistema & pranešimas pardavimams]
    D -->|Sąskaita| F[Apskaitos sistema & failų saugykla]
    D -->|Techninė pagalba| G[Užduočių valdymo sistema / Trello]
    D -->|Kita / Neaišku| H[Žmogaus peržiūra]

1. Žingsnis: Laiško gavimas ir paruošimas (griežtas kodas)

Visas procesas prasideda tradiciniu integraciniu kodu. Mes prijungiame sistemą tiesiogiai prie jūsų el. pašto paslaugos (pvz., Microsoft 365 ar Google Workspace) per saugią sąsają.

Kai į dėžutę ateina naujas laiškas, sistema atlieka šiuos žingsnius:

  • Išvalymas: pašalinami nereikalingi HTML elementai, reklaminiai parašai, paveikslėliai iš parašų ir kitas triukšmas, kuris tik trukdytų analizei.
  • Failų paruošimas: jei laiškas turi priedų (PDF, nuotraukų), jie yra išsaugomi laikinajame kataloge tolesniam patikrinimui.
  • Spamo atmetimas: pagal siuntėjo domeną ar antraštes automatiškai atmetami akivaizdūs masiniai laiškai.

Šioje vietoje DI visiškai nedalyvauja — taip sutaupome laiko ir resursų.

2. Žingsnis: Kognityvinė analizė (dirbtinis intelektas)

Štai kur prasideda tikrasis DI darbas. Švarus laiško tekstas siunčiamas į didįjį kalbos modelį su labai konkrečia užduotimi. Mes neprašome modelio „atsakyti į laišką“. Mes prašome atlikti tris užduotis:

  1. Klasifikuoti laišką: pasirinkti vieną iš iš anksto nustatytų kategorijų (Užsakymas, Sąskaita-faktūra, Techninė pagalba, Skundas, Partnerystė).
  2. Įvertinti skubumą: nustatyti, ar laiškas skubus (pvz., piktas klientas ar kritinė klaida), ar gali palaukti.
  3. Ištraukti esminius duomenis: surasti siuntėjo įmonės pavadinimą, minimą užsakymo numerį arba prašomą susitikimo datą.

Modelis grąžina ne ilgą tekstinį atsakymą, o švarius struktūrizuotus duomenis JSON formatu.

3. Žingsnis: Validacija ir sprendimas (griežtas kodas)

Gavusi JSON atsakymą iš DI modelio, sistema jį patikrina. Čia vėl grįžtame prie griežtų programinių taisyklių. Pavyzdžiui:

  • Jei laiško kategorija yra Sąskaita-faktūra, sistema patikrina, ar PDF failas tikrai yra prikabintas ir ar jame yra PVM kodas.
  • Jei kategorija yra Užsakymas, sistema atlieka patikrą jūsų duomenų bazėje — ar toks klientas jau egzistuoja, ir jei taip, suranda jo vadybininką.

Jei duomenys neatitinka taisyklių (pvz., laiškas priskirtas prie sąskaitų, bet PDF failo nėra), procesas sustabdomas ir laiškas pažymimas klaidos vėliavėle, kad darbuotojas jį peržiūrėtų rankiniu būdu.

4. Žingsnis: Veiksmas ir integravimas

Kai duomenys validuoti, sistema automatiškai atlieka paskutinius veiksmus sistemose:

  • Užsakymai: CRM sistemoje sukuriamas naujas sandoris, vadybininkas gauna pranešimą į Slack ar Teams, o klientui išsiunčiamas automatinis atsakymas: „Gavome jūsų užsakymą, pardavimų skyrius susisieks artimiausiu metu.“
  • Sąskaitos: PDF failas išsiunčiamas tiesiai į įmonės apskaitos programą ar tam skirtą aplanką „Google Drive“.
  • Techninė pagalba: Užduotis automatiškai sukuriama jūsų projektų valdymo sistemoje (pvz., Trello, Jira) su teisingu prioritetu.

Koks rezultatas?

Sujungus tradicinį programavimą su tikslingu DI panaudojimu, gaunama itin stabili sistema:

  1. Laiko taupymas: iki 85% bendrojo pašto laiškų yra apdorojami ir paskirstomi fone per mažiau nei 5 sekundes. Darbuotojams nebereikia budėti el. pašte.
  2. Greitesnė reakcija: skubūs klientų laiškai atpažįstami akimirksniu ir nukreipiami tiesiai sprendėjams, o ne guli bendroje dėžutėje.
  3. Nulinis klaidų skaičius svarbiuose procesuose: dėka griežtų apsauginių filtrų (validacijos) klaidingi DI sprendimai tiesiog atmetami ir perduodami žmogui, todėl nei viena sąskaita ar užsakymas nepasimeta.

Tai yra tikrasis managed project pavyzdys: chaotiškas procesas suskaidomas į modulius, stabilus pamatas užkoduojamas griežtai, o mąstantis DI mazgas įjungiamas tik ten, kur iš tiesų reikia skaityti ir vertinti laiško prasmę.